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Este artigo descreve como o gerenciamento ágil de projetos, através da ferramenta Scrum, contribui com a redução dos atrasos em projetos. Foram aplicadas técnicas para atuar em determinadas causas de atraso, visando atingir o sucesso no cumprimentos de prazos. A pesquisa foi realizada por meio de observação participante em equipe.

 1.    Apresentação: As diversas técnicas de gerenciamento de projetos tem contribuido para o cenário de sucesso dos projetos. Conforme PMSURVEY (2011), 66% dos projetos tem alcançado sucesso em termos de prazos, custos, qualidade e satisfação dos clientes. Porém, 78% das empresas responderam que possuem problemas no cumprimento dos prazos. Em ELDER (2011), foram identificadas cinco causas de atraso relacionadas ao comportamento humano, chamadas de: As Cinco Doenças do Gerenciamento de Projetos. As metodologias ágeis abordam o comportamento humano como fundamental para o sucesso dos projetos. Com a intenção de curar as doenças, foi utilizada a ferramenta Scrum, para demonstrar como suas práticas podem contribuir com o tratamento das cinco doenças.

 2.    As Cinco Doenças: A realização dos projetos por meio de pessoas é uma das principais características do gerenciamento de projetos (INSTITUTE, 2009). Com isso, alguns fenômenos da natureza humana são observados em projetos e podem ser determinantes para o seu sucesso ou fracasso. Em seu artigo, Allan Elder identificou cinco problemas e os chamou de doenças do gerenciamento de projetos. Eles foram percebidos como causas-raizes para os seguintes efeitos indesejados: atrasos, recursos sobrecarregados, mudanças em excesso, recursos não disponíveis, prioridades mutáveis e retrabalho (ELDER, 2011). As cinco doenças identificadas como causadoras desses efeitos são o foco deste trabalho. Abaixo será descrito brevemente cada delas.

Multitarefa nociva: A alocação de mais de uma tarefa em paralelo à mesma pessoa, faz com que hajam interrupções entre elas. Isto gerá perda de foco e, consequentemente, o tempo de execução de cada uma aumenta.

Síndrome do estudante: Tendo um prazo definido para cada atividade, a tendência do ser humano é deixar que elas sejam executadas próximo das datas de conclusão.

Lei de Parkinson: Ao comprometer-se com uma estimativa, o ser humano tende a fazer com que ela seja cumprida. Ou seja, fazemos com que a execução da atividade ocupe todo o tempo planejado.

Dependência entre tarefas: Segundo a teoria, “probabilidade de eventos dependentes“, a probabilidade de terminar um projeto no prazo, tendo três atividades em série ou paralelo, com 90% de chance de terminar cada uma delas no prazo, é de apenas 73%. Quanto maior for a rede de dependência das atividades, menor será a probabilidade de terminar o projeto no prazo.

2 + 2 = 5: As tarefas finalizadas, não fazem com que as próximas sejam iniciadas logo após sua conclusão. Existe um tempo perdido neste intervalo, ou por não ser relatado o fim da predecessora, ou pela sucessora não estar apta a ser iniciada. Esse tempo contribui para que a soma das durações planejadas, seja diferente da duração realizada.

Devido às doenças descritas, é percebido que os atrasos são absorvidos pelo projeto, já os adiantamentos não. Cada doença prejudica de alguma forma o andamento do projeto, porém elas não ocorrem isoladamente. A combinação delas, torna o problema ainda maior, e requer conhecimento específico para que possamos atuar nas causas-raízes a fim de minimizar os seus efeitos.

 3.    Scrum e as Pessoas: Uma das premissas para utilização do Scrum, é que as equipes devem ser autogerenciadas. Isto quer dizer que devem possuir um certo grau de maturidade para que a ferramenta possa ter o seu benefício esperado (SCHWABER, 2011). Por tratar as pessoas e suas interações como mais importante que os processos, o Scrum possui técnicas que vão ao encontro desse princípio. As cerimônias, como, reunião diária, reuniões de planejamento, retrospectiva e review, são voltadas para a interação interpessoal.

O foco é dado no conteúdo que se é discutido e espera-se que os indivíduos possam ter a capacidade de melhorar os seus processos de acordo com os três pilares do Scrum (SCHWABER, 2011): inspeção, adaptação e transparência. Isto deve ocorrer durante todo o ciclo, pois a qualquer momento pode-se corrigir uma falha com o objetivo de ela não se propagar no andamento do projeto. No Scrum as responsabilidades são compartilhadas, fazendo com que os membros do time possam perceber seu papel e sua importância para o sucesso do projeto. A transparência através da gestão visual também tem influência no comportamento das pessoas. Ao expor em um quadro o andamento do projeto, bem como, o desempenho do time, este torna-se mais comprometido com os resultados. O time de Scrum sente-se realmente envolvido com o projeto, e não atua apenas como mais um membro da equipe.

Tendo foco nas pessoas e na melhoria dos processos, pode-se perceber que o gerenciamento ágil de projetos através do Scrum atua nas causas das doenças, podendo combate-las de forma eficiente.

 4.    Práticas para a Cura das Cinco Doenças: O meio como o Scrum pode contribuir na cura das doenças do gerenciamento de projetos é descrito abaixo, nao tendo como foco a explicação de como o Scrum funciona.

A utilização do quadro de tarefas evita que existam multi-tarefas nocivas no período da sprint. Uma das premissas do quadro é que possua um limite de execução, que é igual a capacidade do time. Somente poderá haver multi-tarefas, no caso de existir algum bloqueio do item que está sendo executado, fazendo com que o responsável fique impedido de prosseguir com a tarefa. Neste caso, ele deverá iniciar outra tarefa e justificar o porque de ter excedido o limite. O ideal ao identificar um bloqueio é que o time possa junto solucionar o problema, pois ele pode tornar-se um gargalo no desenvolvimento do projeto.

Como na sprint as tarefas não tem prazo pré-definidos, apenas o esforço estimado, o time se preocupa em executá-las o mais rápido possível. Isso faz com que diminua a inserção de segurança nas estimativas. As cobranças não são individuais por prazo (ótimo local), mas sim pela entrega do resultado geral do time (ótimo global). O monitoramento pelo gráfico burndown está alinhado ao ótimo global e proporciona a visão do andamento do time, bem como, das entregas de valor ao cliente. Os desvios de estimativas são discutidos na retrospectiva como forma de identificar as causas do desvio e proporcionar a melhoria contínua. Estas práticas evitam que a síndrome do estudante e a Lei de Parkinson prejudiquem o andamento do projeto.

O time dedicado para a sprint, o quadro do scrum e as reuniões diárias, contribuem para que as tarefas possam ser iniciadas assim que as predecessoras forem concluídas. Ao finalizar uma tarefa, o membro do time vai ao quadro e o atualiza, com isso, ao selecionar a próxima tarefa, ele terá a visão real de quais atividades podem ser iniciadas no momento. A informação é transparênte a todos os interessados e em tempo real. Com isso, diminui-se a chance de ter atrasos por dependência entre tarefas. A reunião diária contribui para ter uma visão mais clara do andamento de cada tarefa que está em execução. Com estas práticas, é possível garantir as entradas necessárias para início das tarefas que estão disponíveis. A desassociação de prazo faz com que os adiantamentos sejam absorvidos no projeto, e não somente os atrasos.

Com um time multi-disciplinar, qualquer membro pode executar as tarefas planejadas. Fazendo com que nenhuma prioritária fique aguardando uma pessoa específica estar disponível. Assim, é mantida a ordem de execução baseada no valor de negócio e não na disponibilidade dos recursos. Caso necessite de algum especialista externo ao time, é solicitado a sua participação nas reuniões de planejamento, envolvendo-o no contexto do que será desenvolvido e fazendo com que sinta-se responsável pelo resultado. A reunião diária deve ser usada para identificar o momento de acionar o especialista. A atualização do quadro do Scrum é outro fator que contribui para que as tarefas finalizadas fiquem visíveis para todos. Assim, o fluxo de valor da sprint não é prejudicado com espaços de tempo devido a falta de informação, ajudando a evitar a matemática onde, 2 + 2 = 5.

 5.    Conclusão: Os processos são importantes para a organização do gerenciamento de um projeto. Porém, não se pode negligenciar os comportamentos humanos. As interações interpessoais são críticas para o sucesso do projeto, e os processos devem estar alinhados às características das pessoas que irão participar do time. O gerenciamento ágil de projetos, por focar nos comportamentos dos seres humanos, possuem processos focados em gerar valor para o projeto.

Escrito por: Murilo Búrigo – Gestor de Projetos da Innovit

Olá a todos!

A INNOVIT gostaria de agradecer a todos os seus clientes, colaboradores e parceiros pelos resultados alcançados em 2011 e desejamos estar juntos com todos mais um vez em 2012, buscando alcançar objetivos ainda mais relevantes. 

Natal é o nascimento de Cristo. Ano Novo é o nascimento de uma nova esperança. Que o seu Natal seja brilhante de alegria, iluminado de amor e que seu Ano Novo seja repleto de realizações! São os votos da Equipe INNOVIT.

Para fechar nossas atividades em 2011 a Innovit e a Goldratt Associados traz a Florianópolis o curso Corrente Crítica – Planejamento e Gestão da Execução.

Objetivo:

Apresentar de forma prática a abordagem da Teoria das Restrições voltada ao Gerenciamento de Projetos.

Público Alvo:

Profissionais que buscam aprimorar seu conhecimento em gestão de tempo.

Conteúdo Programático:

• O que mudar – Consenso dos principais problemas e implicações no ambiente de multi-projetos.

• Para o que mudar – Consenso em relação à direção da solução.

• Como causar a mudança– Implementando a Corrente Crítica®

Instrutor: Fabiano Sobral

Diretor da Goldratt Associados Brasil. Formado em Engenharia Elétrica pela Unicamp, certificado PMP (Project Management Professional) pelo PMI e MBA em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas, quatorze anos de experiência em gerenciamento de projetos, atuando em diversas áreas como: estruturação de PMO, gerenciamento de grandes obras, implantação de novas metodologias de gerenciamento e capacitação dentre outras, tendo atuado em diversas empresas de grande e médio porte, no Brasil e no exterior.

Informações:

Data: 12/12/11

Local: Hotel Mercure Florianópolis Convention – Rod. Admar Gonzaga, 600 – Itacorubi – Fpolis/SC 

Investimento: R$ 500,00

Duração: 8:00h às 18:00h

Coffee Break e Material Incluso

Contatos: (48) 3024-3426 / e-mail: contato@innovit.com.br

Olá a todos,

Hoje a Innovit está completando 06 anos e durante esse tempo passamos por muitas experiências, algumas maravilhosas e outras nem tanto. Quando iniciamos a Innovit, tinhamos muitos planos e anseios para o negócio e uma vontade feroz de fazer a coisa dar certo. Hoje em dia os planos, anseios e vontade continuam, porém adicionamos mais um item nessa receita que é fazer da Innovit um lugar excelente para trabalhar. Esse item com certeza afeta muitas decisões que tomamos na empresa e impulsiona nossa Missão: Maximizar os resultados de Pessoas, Projetos e Processos.

Como diria o Jim Goodnight, co-fundador e presidente da SAS:

Eu faço os meus funcionários felizes, meus funcionários fazem meus clientes felizes e meus clientes me fazem feliz.

Agradecer a todos os envolvidos neste sonho é fundamental, mas ainda temos muito para sonhar juntos.

Um grande abraço a todos e rumo aos 7 anos!

Escrito por: Andrik Albuquerque  - Co-fundador e Diretor

© Abril 2011, Dr David Hillson HonFAPM, PMI Fellow

Diante de um mundo cada vez mais incerto, há algumas coisas que toda organização precisa de saber para sobreviver e ter sucesso. Aqui estão as minhas 10 principais dicas:

1. Conheça os seus objetivos. Quando as épocas são incertas que você precisa saber onde você está dirigindo. Isso inclui a visão estratégica, bem como objetivos táticos, com as metas de longo prazo e de curto prazo. Certifique-se de congruência dos objetivos e alinhamento para concentrar seus esforços no que realmente interessa.

2. Conheça seu mercado. Não presuma que você saiba o que seus clientes estão querendo – descubra. Inteligência de mercado é vital na identificação de tendências e oportunidades que você pode explorar. Reduzir a incerteza do mercado impede o desperdício de esforços e otimiza a eficácia.

3. Conheça o seu negócio. Use as técnicas de gestão de valor ou de mapeamento de processos de negócios para rever seus processos, produtos e pessoas. Então você poderá identificar e focar os vencedores, e maximizar o ROI, aumentando a eficiência.

4. Conheça o seu ambiente. Certifique-se de compreender o mundo em que opera, incluindo política, economia, fatores sociais, técnicos, regulatórios e legais que possam afetá-lo. Realizar uma análise ambiental para identificar e desafiar as.

5. Conheça a si mesmo. Avalie sua cultura organizacional e atitudes, identifique seus pontos fortes e fracos, e determine o seu apetite de risco e limites. Estes têm uma influência significativa sobre como responder à incerteza.

6. Conheça seus amigos. Criar e fortalecer parcerias com as partes interessadas que podem fornecer suporte e estabilidade em tempos incertos, especialmente com sua cadeia de fornecedores, empreiteiros principais, parceiros estratégicos e principais clientes.

7. Conheça os seus inimigos. Compreender os objetivos e estratégias dos concorrentes manterá seu foco em seu próprio negócio. Procure responder às perguntas em vez de reagir, marcando o ritmo da concorrência em seus próprios termos, e mantendo um passo à frente do resto. Levar o pacote.

8. Conheça as suas opções. A incerteza sempre cria alternativas. Realize uma revisão de oportunidade estratégica para identificar possíveis frentes, selecionar sua rota preferida para a frente, identificar os sinais de alerta precoce para indicar desvio possível, e desenvolver planos de contingência para mantê-lo na pista.

9. Saiba o que você sabe. Realize uma auditoria de conhecimento para definir o capital intelectual da organização, garantindo que os ensinamentos sejam identificados e aprendidos com a experiência anterior, a fim de reduzir o efeito da incerteza sobre as futuras operações.

10. Saiba o que você não conhece. Determine a sua incerteza para definir suas áreas de exposição ao risco máximo. Em seguida, avaliar e priorizar as ameaças e oportunidades, tomando medidas preventivas para minimizar a desvantagem e maximizar a exposição. Desenvolva uma cultura de risco consciente desde a diretoria até o chão de fábrica, permitindo-lhe assumir os riscos certos de forma inteligente e segura.

A incerteza representa uma clara ameaça aos negócios, mas também contém grande oportunidade. Fontes de incertezas devem ser entendidas de modo que os riscos resultantes possam ser geridos de forma eficaz. No atual clima empresarial incerto, agora é o momento certo para as empresas avaliar os riscos – não apenas para estar ciente das ameaças, mas também para ver as oportunidades que eles podem trazer.

Traduzido por Marconi Fábio Vieira, PMP, MVP in Project – marconi@infochoice.com.br

Publicado no InnBlog por Alexei Albuquerque

Metodologia consiste em uma série de parâmetros que são criados para tornar difícil a execução de uma tarefa fácil, essa é a visão de quem não gosta de seguir uma metodologia.

Culturalmente, nós braisleiros, somos excelentes executores, porém péssimos planejadores e diante disto tendemos a seguir os nossos feelings como uma espécie de tentativa e erro constante, mas com relações corporativas internacionais cada vez mais estreitas, essa realidade nos força a trabalhar com planejamento e execução bem definidos.

As metodologias fazem parte do dia a dia de quem está envolvido em gerenciamento de projetos, por essa razão é muito importante perceber qual a realidade que seu projeto está inserido antes de sair utilizando diagramas, formulários e realizando preenchimento de documentação desnecessária, dessa forma você apenas cria o ambiente que reforça a primeira frase deste texto. Você deve ter bem claro que a metodologia aplicada está atendendo às necessidades do seu projeto, equipe e empresa.

Lembre-se que quando criamos métodos eficientes de trabalho, os resultados positivos surgem, o apoio organizacional é efetivo e todos invarialvemente tendem a adotá-los, porém é importante demonstrar que eles não apenas ajudam no controle e registro das lições aprendidas, mas também geram valor para as ações diárias do grupo impulsionando e evidenciando a produtividade.

 Aqui cabe lembrar algo que é recorrente no universo de gerenciamento de projetos, principalmente para os que estão iniciando nesse área ou se interessando pelo tema, o PMBOK, ao contrário do que muitos acreditam não é uma metodologia, sendo apenas um guia de boas práticas que nos ajuda a entender a importância de gerenciar os processos dentro de um projeto.

Metodologias bem aplicadas, ajudam a estruturar melhor as atividades e facilitam o fluxo de trabalho, construindo assim a rota para o sucesso. Pense nisso antes de escolher e implantar qualquer metodologia com sua equipe, pois você pode estar literalmente dando um tiro no pé e fomentando o nascimento de uma cultura organizacional contra os métodos.

Escrito por: Alexei Albuquerque

Olá a todos!

Vai acontecer no inicio de Julho em Curitiba/PR  o  Workshop Planejamento e Estimativas  Ágeis em Projetos de Software.

 O planejamento é fundamental em qualquer projeto de software, seja ele ágil ou tradicional. Neste curso veremos como um planejamento efetivo pode trazer excelentes resultados para os projetos, como podemos lidar com a incerteza no desenvolvimento de software e utilizá-la na priorização dos itens que devem ser entregues. Além disso, como estimar os projetos de forma mais realista e realizar o acompanhamento do que foi planejado.

Carga Horária/horário: 08  horas – 08:30 às 17:30

Data: 08 de Julho

Endereço: SEBRAE – Rua Caeté, 150  Sala 06  - Curitiba/PR

Inscrições: educacao@cits.br- Maria José (41) 3025-9659

Eli Goldratt

Uma notícia triste para a comunidade de gerenciamento de projetos, no dia 11 de junho de 2011, faleceu em Israel, Eli Godratt, o criador da Teoria das Restrições – (TOC). Pensador respeitado no meio acadêmico e autor de obras consagrados, como “A Meta”, “Não é Sorte” e “Necessária mas não suficiente”.

Gostaríamos de registrar solidariedade aos familiares e o nosso imenso respeito por essa figura única no cenário do gerenciamento de projetos no mundo e deixamos aqui uma frase dita por ele e que pode fazer parte de nosso cotidiano.

“Toda situação, não importa como pode parecer complexa, é simples.” 

                                                                     Eliyahu Moshe Goldratt (Março 31, 1947 – Junho 11, 2011)

Olá a todos!

Na próxima semana estará acontecendo em Curitiba/PR mais um treinamento de Gerenciamento de Projetos com Scrum.

O participante deste workshop irá desenvolver um projeto do início ao fim aplicando todos os processos do framework SCRUM. De forma simples, direta e lúdica, será possível visualizar como o planejamento se integra à execução e ao controle de um projeto, enfatizando e comprovando a importância da sinergia em equipe.
O workshop será conduzido por um facilitador, que irá transmitir a experiência adquirida nos projetos gerenciados com SCRUM e mediar os debates entre os participantes visando à transformação do conhecimento em experiência prática.

Carga Horária/horário: 16 horas – 08:30 as 17:30

Data: 06 e 07 de Junho

Endereço: SEBRAE – Rua Caeté, 150 – Curitiba – Sala 08 Bloco II

Inscrições: educacao@cits.br- Maria José (41) 3025-9659